Bonjour à tous et à toutes,
Dans la continuité de mon article du mois d’octobre sur les raisons et avantages de faire appel à un/des free-lance, je vous propose aujourd’hui un guide pratique pour bien les accueillir au sein de votre organisation.
J’ai structuré cet article en trois phases : avant, pendant et après la mission.
Avant la mission
Vos attendus
Je vous conseille de vous poser la question : pourquoi ai-je besoin d’un indépendant pour réaliser ce projet ou cette mission ? Ecrivez ce que vous attendez de la mission, du free-lance/consultant, que ce soit en termes d’attendus concrets, ou de compétences, de savoir être etc…
Ecrire va vous permettre de faire le tri dans vos aspirations et d’être au clair avec vous-même, et par la suite avec votre free-lance.
Cadrage de la mission
Je vous conseille également de bien cadrer la mission lorsque vous contacterez des free-lance :
- Planter le décor de votre entreprise ou organisation, son contexte et le contexte de la mission, l’équipe et l’organigramme
- Planter le décor du projet ou de l’intervention : son contexte, contexte de mission, composition de l’équipe/organigramme, objectifs du projet, livrables, étapes d’intervention du freelance
- Déroulé de mission : modalités pratiques, méthode de travail, référent, communication avec le référent et/ou le donneur d’ordres, jours travaillés par semaine, sur site ou à distance…
- Vos attendus par rapport à l’intervenant : compétences clés, expériences, savoir-être, langues étrangères etc…
- Identifier un référent
Recrutement
Adaptez votre processus de recrutement : on ne recrute pas un indépendant comme un salarié, si vous n’êtes pas assez réactif, votre « perle rare » peut déjà s’engager sur des missions ailleurs !
Faire intervenir les managers et les équipes lors des entretiens de sélection pour voir « si le courant passe », en cas de questions spécifiques et pour faciliter la projection de la personne au sein de votre structure.
Expliquer pourquoi vous avez besoin d’un freelance, et ce que vous et lui avez à gagner dans cette collaboration.
Planter le décor sur la culture d’entreprise et les modes de management en vigueur pour que votre freelance gagne en connaissance rapidement, au-delà du « cahier des charges » de sa mission.
Faites intervenir les RH ou renseignez-vous pour le contrat, qui est en général un contrat de prestation de services.
Bien cadrer le contrat :
- Pas de lien de subordination
- Vérifier l’administratif de la société du freelance et sa conformité par rapport à ses obligations sociales et légales
Pendant la mission
Adaptez la logistique au préalable : badge, ordinateur et logiciels utiles, adresse mail externe, droit à la réservation de salles de réunion, logiciels spécifiques…
Planifiez et faire des points réguliers entre référent et consultant.
Organisez la communication pour son arrivée et présentez-le aux collaborateurs.
N’hésitez pas à l’inclure dans des évènements d’entreprise pour qu’il se sente à l’aise dans l’organisation.
Vous n’avez pas forcément besoin de faire assister votre free-lance à toutes les réunions (ex : réunion de service du lundi !), mais uniquement celles qui sont en rapport direct avec sa mission.
Vous pouvez utiliser le regard neuf du free-lance pour lui demander un échange sur ce qui l’a surpris : « rapport d’étonnement » – en positif ou en négatif. Si tel est le cas, soyez prêt à recevoir des commentaires sur votre structure 😉
Organisez un retour d’expérience en fin de mission, cela vous servira si vous souhaitez faire de nouveau appel à des free-lances.
Après la mission
Si la mission s’est bien déroulée, maintenez le contact, cela vous permettra en général un retour rapide de votre free-lance en cas de nouveaux besoins similaires ou connexes de votre part.
Proposez-lui de laisser un avis positif sur son site web ou son compte Linked In, il y sera sensible !
N’hésitez pas à partager et à commenter cet article si vous le souhaitez.
Vous avez un projet en tête ? Vous souhaitez développer les compétences de vos collaborateurs ou les vôtres ? Quelque chose vous bloque ? Prenons le temps d’en discuter !
Vous souhaitez être tenu(e) au courant des derniers articles ? Inscrivez-vous à la Newsletter !
