Comment limiter les interruptions au bureau ?

Bonjour à tous et à toutes,

Entre les mails, la messagerie instantanée, le fonctionnement en open-space ou l’irruption de collègues dans votre bureau, vous êtes souvent, trop souvent dérangé(e).

Comment limiter les interruptions au bureau ?

Je vous propose aujourd’hui un outil nommé le cercle vertueux de la disponibilité.

Qu’est-ce que c’est ?

C’est un outil qui permet de prendre de la hauteur par rapport à une situation et permet de contrecarrer la tendance à l’hyperdisponibilité.

En effet, en tant que manager ou dirigeant, on est très souvent interrompu. Cependant, si l’on s’arrête à chaque fois pour répondre à un collaborateur, on lui envoie implicitement le message suivant : tu peux revenir me voir quand tu veux. L’hyperdisponibilité engendre donc l’hypersollicitation 😉

Cet outil permet de (se) poser les bonnes questions, en réorientant la personne qui vous sollicite vers une autre solution qui vous convient. 

Si au départ être disponible pour ses collaborateurs et ses équipes est louable, point trop n’en faut, au risque de générer désorganisation, perte de temps, d’efficacité, pouvant déboucher sur du stress et de la culpabilité de ne pas avoir mené vos tâches à bien.

A quoi ça sert ?

Cet outil va vous permettre de faire le tri dans les différentes sollicitations que vous recevez de votre équipe.

Il va falloir questionner votre interlocuteur pour qualifier sa demander et trouver une solution qui convient aux deux parties.

Il vous permet bien sûr de ne pas vous interrompre toute séance tenante pour répondre aux demandes, et donc de rester concentré sur vos tâches.

Comment faire en pratique ?

Communiquer à votre équipe vos temps disponibles ou indisponibles : panneau sur la porte, horaires du jour, voire même si cela est possible changez de lieu (salle de réunion, télétravail)

Questionner le solliciteur -> Distinguer l’urgent de l’important pour ne pas faire les actions à leur place ou abandonner vos taches immédiatement

Proposer une solution alternative -> le fait d’avoir questionné la personne qui vous sollicite vous permet de comprendre la raison de sa venue, et donc de pouvoir lui proposer une solution qui convient. Reporter la discussion à plus tard, lui suggérer de contacter quelqu’un d’autre, lui demander ce qu’il pourrait faire par lui-même, sont autant de pistes à explorer.

Rester focus sur vos tâches pour mener à bien votre journée : sérénité et motivation au programme !

Bien sûr, vous ne pourrez pas toujours limiter les interruptions au bureau, toutes les sollicitations ne peuvent pas forcément attendre, mais si vous testez cet outil, vous serez surpris de son efficacité.

Un dernier point, que je trouve très important : le fait de ne pas toujours répondre aux sollicitations de vos collaborateurs favorise en plus leur autonomie et le développement de leurs compétences, autant de raisons de vous y mettre 😊

N’hésitez pas à partager et à commenter cet article si vous le souhaitez.

Quelque chose vous bloque ? Prenons le temps d’en discuter ! Que cela soit par le biais du coaching, du conseil ou de la formation, nous trouverons une solution ensemble.