Productivité, stress et gestion du temps…

Bonjour à tous et à toutes,

Aujourd’hui j’ai envie de partager avec vous quelques réflexions concernant la productivité, le stress et la gestion du temps…

En effet, en ce début d’année, beaucoup d’entre vous souhaitent mieux gérer leur temps, que ce soit au bureau ou en dehors. Outre que ceci n’est pas réellement un objectif, je m’interroge sur la démarche.

Les évènements actuels ont encore accentué la course au temps et la fameuse injonction de productivité est plus présente que jamais.

1. La productivité c’est quoi ?

Il y a beaucoup de confusion sur la définition de la productivité…

Faire beaucoup de tâches en un minimum de temps, c’est être occupé, pas productif !

Être productif c’est réaliser des tâches à forte valeur ajoutée en un minimum de temps ! Le mot important ici c’est valeur ajoutée…

Rechercher la productivité c’est utile mais à deux conditions :

2. C’est utile… si on sait pourquoi on la recherche

Quelques exemples :

• Passer plus de temps en famille ?
• Avoir du temps pour soi ?
• Pouvoir conduire plus de projets, ou un en particulier qui nous tient à cœur sur le plan pro ou perso ?

3. C’est utile… si ce que l’on fait est pertinent

En effet, il n’y a rien de plus inutile que de vouloir effectuer des tâches qui n’ont pas besoin d’être faites, en recherchant la meilleure manière de les faire, et ce le plus parfaitement possible.

Il apparaît bien souvent aujourd’hui que l’on recherche constamment la productivité pour faire encore et toujours plus de tâches, sans se poser la question de savoir si elles sont pertinentes ou non… Nous cherchons à « tout faire rentrer dans l’agenda » (et ça ne rentre souvent pas ou plus) et on dépense de l’énergie et du temps que nous n’avons pas à chercher le meilleur moyen d’en faire rentrer encore plus…

4. Quelles conséquences ?

Tel le hamster dans sa roue, nous ne faisons plus la différence entre ce qui est prioritaire et ce qui l’est moins, tout est urgent et important… Productivité, stress et gestion du temps sont liés ! Le stress monte !! 

Le pire dans tout ça ? Nous dépensons donc un temps et une énergie que n’avons que peu, pour rechercher la meilleure manière de s’organiser pour accomplir toujours plus de tâches qui n’ont pas forcément d’intérêt… Tout un programme !

5. Quelques conseils

Pour y voir un peu plus clair, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

• A quoi sert réellement ce que je fais de mon temps en ce moment/dans cette réunion ?
• Cette tâche est-elle pertinente ? Pour moi ?
• Sert-elle mes objectifs ou ceux de mon organisation ?
• Cette réunion de dernière minute est-elle vraiment nécessaire ? Peut-elle être raccourcie ?
• Rencontrer cette personne ou prendre le temps pour une autre ? A un autre moment ?

A l’inverse, se poser des questions qui peuvent être évitées fatigue votre cerveau, éliminez-en un maximum ! Vous pouvez ainsi mettre en place des routines ou des règles de fonctionnement qui limitent ou suppriment les questions inutiles.

Quelques exemples :

• Que dois-je faire aujourd’hui ? -> Prenez l’habitude de mettre au clair vos priorités la veille au soir. Basique, simple, efficace.
• Règle des 30 minutes : Pas plus de 30 minutes de réunion pour traiter d’un sujet opérationnel -> vous ne vous demandez plus combien de temps la réunion doit durer en la planifiant.
• Je vous laisse faire les processus et le fonctionnement qui vous conviennent, pour vous et pour votre équipe…

Les routines et les principes fluidifient le quotidien et évitent de générer du stress.

Simplifiez-vous ainsi la vie en limitant vos prises de « petite décision » !

Cela vous donnera un cadre de fonctionnement, et vous pourrez toujours le faire évoluer si besoin ou en cas d’urgence. 

PS : Cela est également valable dans la vie personnelle ! 

6. Votre super pouvoir de manager et de dirigeant : demandez et agissez !

Les débuts d’année sont souvent source de nouveaux projets ou objectifs. Faites donc de ce tri de tâches, de cette élimination, un objectif à part entière.

Comment faire en pratique ?

• Vous demandez ce que vous et votre équipe pouvez éliminer, d’abord individuellement, puis collectivement
• Profiter de la venue d’un nouveau collaborateur ou d’un consultant, avec un œil neuf, pour lui demander de vous fournir un rapport d’étonnement sur ces sujets par exemple
• Vous êtes manager, demandez à vos supérieurs et à vos clients internes s’ils lisent vos rapports (ou mettez un accusé de lecture sur le mail associé). J’ai moi-même utilisé cette technique dans le passé, et je me suis « débarrassée » d’un reporting que personne ne lisait : il me tenait occupée, mais pas productive 😊
• Chef d’entreprise : demandez à vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires, vos équipes. Vous avez le pouvoir de décider, servez-vous-en !

Vous êtes en surchauffe ? Vous avez l’impression d’avoir tout essayé ? Vous ne savez pas comment vous y prendre au sein de votre structure ? Discutons-en ensemble. Les processus de conseil et de coaching peuvent vous aider dans votre démarche. 

N’hésitez pas à partager et à commenter cet article si vous le souhaitez.

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